Ekonominin artık çığırından çıkmış bir şekilde bilgisayarlar ve özellikle de internet tarafından işgal edildiği bir çağda yaşıyoruz. Bir çoğumuz bu gelişmeleri elimizden geldiğince takip etmeye çalışıyor, bir kısmımız da treni kaçırdık düşüncesiyle hiç bulaşmamak en iyisidir diye düşünüyor. Şurası bir gerçek ki internetsiz yaşanamayacağı gerçeği değişime ayak uyduramayanları yutacak ve büyüyerek yoluna devam edecektir. Özellikle internet teknolojilerinin getirdiği maliyet avantajları  doğru kullanabilen kurumlara rekabette ciddi bir üstünlük sağlıyor.

Internet ve Teknoloji alanına yapılacak yatırımların en büyük avantajı düşük sermaye ile çok yüksek bir büyüme hızının yakalanabilmesidir. Çok genç bir nüfusa sahip ülkemizin de güçlü bir ülke olabilmesinin yolu KOBİ`lerin işlerini geliştirmek için doğru teknolojik çözümlere yatırım yapmalarını sağlamaktan ve teknolojiye dayalı yatırım yapan girişimcilere destek olmaktan geçiyor.

Teknoloji yoğun girişimlerin düşük teknolojili sanayi dallarına karşı en önemli avantajı, göreceli olarak daha düşük bir işletme sermayesi ile daha yüksek büyüme hızlarının yakalanabilmesidir. Teknolojik Girişimciliğin ülkemiz açısından önemli getirilerinden biri de beyin göçünün önüne geçilebilmesini sağlamasıdır. Düşük sermaye girdileri ile nitelikli istihdam ve büyüme potansiyeli yüksek yeni faaliyet alanları yaratılarak, nitelikli çalışanın ülke içinde kalması sağlanacaktır.

Sanayi kuruluşlarının gelişimine bakıldığı zaman, tüm kuruluşların belli bir ticari fikir çevresinde faaliyete başladıkları, başarılı olmaları durumunda belli bir büyüklüğe eriştikleri ve bu aşamadan sonra bu fikir ticari ömrünü doldurana kadar durağan bir yapıda faaliyetlerine devam ettikleri görülmektedir. Türkiye`nin 500 büyük şirketine bakıldığı zaman da, üretimin ve iş hacminin belli oranlarda artmaya devam ettiği görülmektedir. Ancak teknolojik yatırımlarla sıçrama yaparak şirketlerini rakiplerin önüne geçiren birçok başarı hikayesi de bulunmaktadır.

Şirketinizi teknoloji ile bütünleştirerek rakiplerinize üstünlük sağlayabilirsiniz. Yeni teknolojilerle önemli maliyet avantajları, üretim süreçlerinde radikal değişiklikler yaratabilir, müşterilerinize ek faydalar sunabilir ve onlarla en ucuz yolla (internetle) iletişim kurarak bir topluluk (community) bilinci veya marka bağımlılığı yaratabilirsiniz. Bu üstünlük daha kaliteli ve kontrollü bir üretim, müşterilerinize sunacağınız ek-faydalar yada maliyet avantajları olabilir. Yani herkesin yaptığı işi daha hızlı yaparak, daha kaliteli yaparak, müşterilerinize ek faydalar sunarak ya da maliyetleri düşürerek rakiplerinize üstünlük sağlayabilirsiniz.

Ama birçok hizmette olduğu gibi yazılım hizmeti alırken de dikkat edilmesi gereken noktalar bulunmaktadır. Her hizmette olduğu gibi Yazılım Hizmetinde de alınan hizmetin doğru hizmet olup olmadığı ancak aylar sonra ortaya çıkmaktadır. Yanlış kararlar, boşa harcanan zaman ve para özellikle KOBİ`lerin Teknoloji`ye küsmelerine sebep olabilmektedir. KOBİ`lerin bünyesinde tam nitelikli bir IT departmanı (IT Departmanı ile Bilgisayar Teknik Destek Departmanı Kastedilmemektedir.) bulunduramaması, teknolojiye geçiş sürecini özellikle KOBİ`ler için daha sıkıntılı hale sokabilmektedir. Bu süreçte yaşananlar ve yapılması gerekenlerle ilgili genel olarak aşağıdaki bölümlerde KOBİ`lere tavsiyelerimizi sunmaya çalıştık. Ancak unutulmamalıdır ki firmaların ihtiyaçları da, problemleri de kendine özgüdür ve teknoloji danışmanları tarafından ayrı ayrı vakalar olarak değerlendirilmelidir.

GEÇİŞ SÜRECİNİN ZORLUKLARI
Şirketlerin mevcut çalışma sistemlerini daha profesyonel bir sisteme doğru geliştirmesi veya tümüyle yenilemesi her zaman için sıkıntılı bir süreç olmuştur. Özellikle KOBİ`ler kendi bünyelerinde karar aşamasında gerekli değerlendirmeyi ve bilgilendirmeyi yapabilecek personele sahip olamadıklarından geçiş veya değişiklik aşamasında çok sıkıntılı süreçler yaşamakta, bazen de tümüyle bir hayal kırıklığına varan durumlarla karşılaşabilmektedir. KOBİ`lerin bu tür bir satınalma kararını vermeden önce Teknoloji Danışmanlık Desteğine ihtiyacı bulunmaktadır. Doğru bir satınalma kararı ve sağlıklı bir değişim sürecinde danışmanlık desteği çok faydalı olacak, KOBİ`lerin teknoloji değişim sürecindeki risklerini en aza indirgeyecektir. Böylelikle Doğru Ürünle hedeflenen Verimlilik Artışı sağlanabilecektir.

KOBİ`lerin Teknolojik Değişim ve Gelişim sürecinde yaşanan problemlerin bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz:
1) Şirketlerin iş akış şemalarının olmaması veya iş akış şemalarının güncel olmaması,
2)İş akışlarının temin edilecek yazılımla birlikte oluşacağına inanılması,
3)Şirket Personelinin Eğitim ve beceri düzeylerinin tespit edilmemesi, yazılım ürünleri / hizmetleri satın alınırken yazılımı kullanacak olan kişilerin eğitim ve becerilerinin göz ardı edilmesi,
4)Yazılım ürünleri satın alınırken şirket çalışanlarının mevcut sıkıntılarının ve önerilerinin alınmaması,
5)Yazılım ürünleri satın alınırken şirketin mevcut verilerinin entegrasyonunun gözardı edilmesi,
6)Yazılım satın alınırken şirketin ileriki dönemlerde ihtiyaçlarının tanımlanmaması ve bu sebeple ileriki dönemlerde alınacak ek yazılımlarda entegrasyon sıkıntıları yaşanması,
7)Yazılım ürünlerinin paket çözümler halinde satın alınması durumunda şirketin tüm ihtiyaçlarını tam olarak karşılamaması, ileride ihtiyaç duyulabilecek Entegrasyon ve Geliştirme İhtiyaçları için olası ek masrafların satınalma sırasında göz ardı edilmesi,
8)Entegrasyon sürecinde yeterli eğitim ve teknik destek hizmeti alınmaması,
9)Veri kayıt aşamalarında iş süreçleri açısından departmanlar arasında yaşanan çatışmalar,
10)Yazılımla üretilecek verilerin öngörüsünün iyi yapılamaması, iyi planlanmaması sebebiyle veri saklama ve sorgulamada yaşanabilecek performans düşüklükleri,
Liste bu şekilde uzayıp gitmektedir.
a) Şirketinizin bütün departmanları için İş Akış Şemaları oluşturun, veya mevcut iş akış şemalarınızı gözden geçirip güncelleyin.
b) Dosya bazında, müşteri bazında iş akışlarını takip edin. İş Akış Şemalarınızın tutarlılığını kontrol edin.

Şirketlerin Yazılım Hizmeti Satın Alırken Dikkat Etmesi Gereken Noktalar:
1) Departmanlar Bazında İşleri Tanımlayın:

2) Problemlerinizi Tanımlayın:
a) Departmanlar Toplantıları ve Genel Katılımlı Toplantılarla iş akışlarınızdaki problemlerinizi belirleyin.
b) Farklı departmanlarda aynı işe ya da dosyaya ya da müşteriye yönelik olarak yapılan işlemleri tanımlayın.
c) Varsa mükerrer işleri tespit edin.

3) Hedeflerinizi Tanımlayın:
a) Departmanlar bazında ve Şirket Geneli için hedeflerinizi belirleyin.
b) Yazılım`dan beklentilerinizi ve Yazılım ile ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleyin. Bu hedefler, hızlı gelişme, daha iyi müşteri hizmeti, daha iyi kalite veya daha düşük fiyat gibi belirgin şeyler olmalıdır.
c) Sadece bir departmanda kullanılacak bile olsa alınacak yazılım ürünün ya da hizmetinin, diğer departmanlardaki işleri, süreçleri nasıl etkileyebileceğini analiz edin.

4) Satın Alma Süreci:
a) Hizmet sağlayacak firmadan beklentilerinizi tanımlayın.
b) Piyasa araştırması yapın, sektörünüze hizmet veren firmaları veya benzer yazılımlar üreten firmaları tespit edin.
c) Firmalardan proje dökümanlarını ve takvimini de içeren detaylı teklifler alın.
d) Sağlayıcı firmalarla yüzyüze görüşün, firmayı ve ekibini iyi tanıyın.
e) Hizmet sağlayıcı firmalar hakkında referans araştırması yapın. Hizmet verdikleri müşterilerle görüşün. Hangi hizmeti aldıklarını, ürünün başarısını, memnun oldukları ve olmadıkları konuları irdeleyin.
f) Edindiğiniz bilgilerle her bir üreticinin zayıf ve güçlü yanlarını değerlendirin.
g) Hizmet sağlayıcı firma ile aranızdaki ilişkide olası her türlü durumun açıklandığı özel sözleşmeler hazırlayın.
h) Farklı uygulamalar arasında veri alış verişine olanak tanıması ile XML teknolojisi bu alanda atılmış en önemli adımlardan birisidir. Dolayısıyla satın alacağınız ürünün XML dilini destekleyip desteklemediğini öğrenin.

5) Açık Kaynak Kodlu Teknolojileri Tercih Edin:
a) Bir teknoloji üretici firmaya ne kadar özgüyse, entegrasyonu da o kadar zor olacaktır. Internet için geliştirilen standartlar, yapısı itibariyle zaten “açık kaynaklıdır”. Dolayısı ile web tabanlı uygulamaların entegrasyonu diğer uygulamalara göre daha kolaydır.
b) İleriki tarihlerde ihtiyaç duyabileceğiniz olası geliştirmeler ve entegrasyonlar için Açık Kaynak Kodlu Yazılımları tercih edin.
c) Aksi taktirde hizmet sağlayıcı firmadan yazılımın kaynak kodlarını isteyin.

6) Teknoloji Danışmanlık Hizmeti Alın:
a) İhtiyaçlarınızı doğru tanımlayabilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
b) Size hizmet verebilecek kuruluş araştırmaları için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
c) Hizmet sağlayıcılar arasından doğru seçimi yapabilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
d) Doğru ürünü seçebilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.

Doruk Aktoprak